Caso Real de Análise de Risco

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Gostaria de começar esse artigo relatando um caso real que ocorreu comigo em uma empresa que trabalhei como Gerente de Projetos, mas sem citar o nome da empresa e nome das pessoas, mas dará uma ideia como as coisas funcionam, principalmente nas empresas privadas.

Eu estava almoçando quando o Diretor da conta de um importante cliente na qual eu estava alocado me ligou, pedindo que eu passasse o cronograma do projeto que ainda faltava ser assinado pelo cliente. Eu já tinha o cronograma pronto e fiz uma revisão antes de enviar ao Diretor. Uma hora após eu enviar o e-mail, ele foi até a minha mesa e pediu que eu fosse com ele até uma sala da reunião. Na sala de reunião ele disse que eu estava fazendo o “feijão com arroz” e que esperava um trabalho mais digno da minha parte. Essa revolta se deu por conta do cronograma estar com a data muito além do que ele imaginava. Mas o cronograma foi feito considerando toda uma análise de risco detalhada. Ao final da reunião ele disse que me entregaria um cronograma macro e que este deveria ser seguido, e no dia seguinte ele foi até a minha mesa e entregou o tal cronograma e disse que esse seria o cronograma a ser considerado.

Quatro meses após a execução do projeto, ele estava muito atrasado e o cliente manifestou a intenção de multar a minha empresa por não atender o cronograma da proposta. Ele me chamou novamente para uma reunião, mas desta vez em um tom  humilde sem arrogância, dizendo que nunca tínhamos sido multado e pediu que eu fizesse uma nova revisão do projeto com datas reais e factíveis de serem cumpridas para ele se reunir com o cliente. E mais uma vez fiz a análise de risco cuidadosamente e desta vez ele aceitou e o cliente aprovou o cronograma e acabou que a empresa não foi multada.

Esse relato real mostra que não podemos prometer uma coisa que não podemos cumprir, o “tiro pode sair pela culatra”.

O vídeo abaixo constata o que ocorrem nas empresas e foi parecido o que ocorreu comigo e tenho certeza que muitos irão se identificar com esse caso.

Exemplo didático

Vejamos um exemplo didático para que possamos os cenários possíveis com a análise de risco.

A sua empresa irá implantar uma Rede de NGN (Next Generation Network) no Brasil para atender um grande cliente na parte de telefonia. O Projeto inicialmente foi orçado em R$ 400.000,00 com um prazo estimado de 224 dias.

O custo orçado inicialmente de R$ 400.000,00 e o prazo estimado de 224 dias não foi feita nenhuma análise de risco. Após a análise de risco, tivemos cinco riscos indetificados com as suas respectivas probabilidades e impactos:

a) Há 5% de probabilidade de um Stakeholder solicitar uma mudança grande, causando um custo de R$ 75.000,00 e 14 dias de atraso;

b) Há 15% de chance do Projeto contar com um recurso experiente, fazendo o projeto ser R$ 30.000,00 mais barato e um prazo menor de 28 dias;

c) Há 75% de chance que do equipamento atrasar, resultando um custo extra deR$ 53.000,00 e 56 dias de atraso;

d) Há 5% de probabilidade de algumas instalações sejam mais simples, resultando em uma economia de R$ 25.000,00 e 14 dias no cronograma; e

e) Há 15% de chance de instalação de esteiramento aéreo em alguns sites ocorra, causando R$ 8.000,00 de custo extra e 21 dias de atraso.

Lembrando que temos os riscos negativos, que chamamos de ameças, e riscos positivos, que chamamos de oportunidades.

Na tabela abaixo são demonstrados os riscos para a parte de custo.

tabela 1

Tabela 1 – Riscos – Parte de Custo

Abaixo seguem os riscos na perspectiva de prazo.

tabela 2

 Tabela 2 – Riscos – Parte de Prazo

Percebem que os riscos B e D são riscos positivos, ou seja, oportunidades, onde o projeto pode se beneficiar.

Os cenários

Agora podemos definir os cenários deste projeto com a análise de risco feita.

tabela 3

Tabela 3 – Cenários do Projeto – Custo e Prazo

Melhor Caso

O melhor caso é quando tudo conspira a favor do projeto, ou seja, nenhum risco negativo se materializa e todos os riscos positivos se materializam. Ao subtrair os impactos do valor base, encontraremos R$ 367.500,00 e 182 dias.

R$ 400.000,00 – (R$ 30.000,00 + R$ 2.500,00) = R$ 367.500,00

224 dias – (28 dias + 14 dias) = 182 dias

Um valor menor de custo de R$ 367.500,00 e prazo de 182 dias é impossível de ser atendido.

Valor Base

O Valor Base é a estimativa feita de custo e prazo sem nenhuma análise de risco. No caso será R$ 400.000,00 e 224 dias.

Normalmente as chefias se apegam a esses valores e você será cobrado por esses valores. Você como Gerente de Projeto precisa demonstrar a eles as incertezas que rondam o projeto e que o projeto não é uma ciência exata e que desvios podem ocorrer por conta dos riscos que podem ocorrer, mas tão importante quanto, você precisa deixar claro que está trabalhando duro para que o mínimo de desvio ocorra no projeto com as ações de Gerenciamento de Risco.

Valor Esperado

O Valor Esperado é o mais coerente a ser apresentado e considera a análise de risco. É a soma do Valor Base + Reserva de Contingência (coluna da tabela Valor Monetário Esperado).

Custo = Valor Base de custo + Valor Monetário de custo => R$ 400.000,00 + R$ 2.575,00 = R$ 402.575,00

Prazo = Valor Base de Prazo + Valor Monetário de Prazo => 224 dias + 40,95 dias = 264,95 dias

Pior Caso

O pior caso é ao contrário do melhor caso, ou seja, tudo conspira contra o projeto, nenhuma oportunidade ocorre e todos os riscos negativos (ameaças) ocorrem. Nesse caso deve-se somar o valor base do projeto e os impactos dos riscos negativos.

Custo: R$ 400.000,00 + R$ 75.000,00 + R$ 3.000,00 + R$ 8.000,00 = R$ 486.000,00

Prazo: 224 dias + 14 dias + 56 dias + 21 dias = 315 dias

Análise avançada utilizando Simulação de Monte Carlo

Ainda podemos fazer uma análise mais avançada utilizando o Software @Risk que faz uma Simulação de Monte Carlo.

Recentemente, em 08 de Junho de 2015, gravei uma vídeo demonstrando como funciona a ferramenta, onde demonstro 4 aplicações práticas:

1) Variação Cambial

Neste exemplo é demostrada a Simulação de Monte Carlo para a compra de uma passagem aérea onde há a incerteza do valor do câmbio comercial no ato da compra com o Cartão de Crédito.

2) Deslocamento da residência até o trabalho

Neste exemplo é demonstrada a Simulação de Monte Carlo na estimativa de tempo de deslocamento de uma pessoa de sua residência até o seu local de trabalho.

3) Abastecimento do tanque de combustível

Neste exemplo é demonstrada a Simulação de Monte Carlo de uma pessoa que irá viajar pelo Brasil de carro onde será necessário fazer o abastecimento do tanque de combustível do veículo, onde a incerteza é o valor do litro do combustível.

4) Cronograma em Microsoft Project

Neste exemplo é demonstrada a Simulação de Monte Carlo em um cronograma. Será visto como é feita a importação de um cronograma em Microsoft Projectpara o @Risk e como são feitas as análises.

Abaixo segue o vídeo

Foto de Terno

Autor: Luiz Guilherme Carvalho, MBA, PMP, PRINCE2, PMI-RMP, M_o_R, CSM

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