Há vários padrões e métodos de Gestão de Projetos, onde o mais conhecido aqui no Brasil é o Guia de Boas Práticas do PMI – Project Management Institute – descrito no seu Guia PMBOK® – Project Management Body of Knowledge.
No entanto, ao ser abrangido o Método ou Padrão mais utilizado no mundo, destaca-se o Método PRINCE2®.
Figura 1 – Mapa Mental – PRINCE2® 2009
Figura 2 – Mapa Mental – PRINCE2® 2017
As principais diferenças entre a versões 2009 e 2017 estão nas mudanças de mudanças de nomes de alguns documentos (Product Description Outlines) e um foco maior na parte de adaptação do ambiente do projeto.
PRINCE2® – PRojects IN Controlled Environment – surgiu em 1989 no Reino Unido como modelo padrão de Gestão de Projetos pela OGC – Office of Government Commerce. A partir de agosto de 2013 a Axelos passou a ser a sua propriedade, porém, a sua utilização é livre nas organizações, devendo apenas pagar os profissionais que desejam certificar-se ou adquirir o seu manual oficial.
PRINCE2®, é uma estrutura bem mais enxuta, ao se comparar com o Guia PMBOK®. PRINCE2® possui 7 (sete) processos: Starting Up a Project (SU), Directing a Project (DP), Initiating a Project (IP), Managing a Stage Boundary (SB), Controlling a Stage (CS), Managing Product Delivery (MP) e Closing a Project (CS). Há ainda 7 (sete) temas, que poderíamos comparar como as áreas de conhecimento do Guia PMBOK®, e os 7(sete) princípios, onde estes existem e não podem ser adaptados e regem o ambiente controlado que o PRINCE2® prega. O responsável pelo sucesso ou fracasso do projeto, ao contrário do Guia PMBOK®, que afirma que é o Gerente de Projetos, no PRINCE2® é o comitê diretor do projeto, que é composto por um executivo, usuário(s) principal (is) e fornecedor (es) principal (is).
Figura 3 – Estrutura PRINCE2® – Managing Successful Projects with PRINCE2®
PRINCÍPIOS
O PRINCE2® é regido por 7 (sete) princípios, e estes são os únicos que não podem sofrer qualquer tipo de adaptação ou ignorado, por se vier a ocorrer, deixará de ser PRINCE2®. Os princípios são:
Justificativa Contínua do Negócio – Há uma razão para se iniciar um projeto e esta justificativa deve ser válida ao longo do projeto e documentada no Business Case, que deve ser aprovado no início do projeto e ao final de cada estágio do projeto.
Aprender com a Experiência – Os times dos projetos aprendem com experiências de projetos passados. As lições são buscadas, arquivadas e colocadas em prática durante o ciclo do projeto.
Definir Papéis e Responsabilidades – Uma das primeiras atividades dos projetos é definir a organização do projeto (time) com as suas respectivos papéis e responsabilidades. Desde do nível de usuário, negócio e fornecedor, assim como a “Garantia do Projeto” que serão os olhos do comitê Diretor (camada de direção) do projeto para verificar se o Gerente de Projeto está seguindo os processos adequadamente, como o Autoridade de Mudança, que poderá ter uma tolerância de orçamento e prazo para aprovar as mudanças que possam surgir e o Suporte de Projeto, que poderá exercer uma ajuda administrativa ao Gerente de Projeto.
Gerenciar por Estágios – Os projetos são autorizados e controlados por estágio, e o Gerente de Projeto é o responsável por cada estágio autorizado.
Gerenciamento por Exceção – Tolerâncias são definidas para cada objetivo do projeto (escopo, tempo, custo, qualidade, risco e benefícios) para cada um dos níveis de gestão (direção, gerenciamento e entrega) e ao exceder ou prestes a exceder uma destas tolerâncias, deverá ser escalado para o nível logo acima para a tomada de decisão.
Foco no Produto – Foco na definição e entrega do produto atendendo os requisitos de qualidade definidos.
Adaptar para ajustar o Ambiente do Projeto – Adaptação ao Ambiente do Projeto, tamanho, complexidade, risco e capacidade.
TEMAS
Os temas do PRINCE2®, fazendo uma analogia com o Guia PMBOK® do PMI, seriam as áreas de conhecimento, que são 7 (sete). São eles:
Business Case – Irá responder o por que de realizar o projeto. O projeto nascerá de uma ideia ou necessidade que trará valor para o projeto e que deve se manter até o final do projeto. Este tema suportará a realização do Business Case.
Organização – irá responder quem irá realizar o projeto. A Gerência Corporativa ou Programa da organização irá definir o Executivo do Projeto que definirá o Gerente de Projeto, que estes dois em conjunto irão definir o restante da equipe do projeto que irão ter papéis e responsabilidades no projeto, desde a camada de direção até a camada de entrega.
Qualidade – Irá responder o que será entregue no projeto. Deverá ser definida a qualidade do produto do projeto assim como a qualidade do produto específico com as suas respectivas tolerâncias.
Planos – Irá responder as perguntas de como, quanto e quando. Serão confeccionados os planos do projeto em seus respectivos níveis e com as suas devidas aprovações para que cada estágio possa ser aprovado e gerenciado.
Risco – Irá responder à pergunta o que se. Riscos possuem incertezas e podem afetar o Business Case do Projeto, e tais riscos precisam ser identificados, analisados e controlados.
Mudança – Irá responder à pergunta qual o impacto. Mudanças podem ser vistas positivas para o projeto caso traga benefício, mas caso altere os planos podem ser vistos de forma negativa por não ter sido verificado no início do projeto, e um controle de mudança se faz necessário para avaliar o impacto no projeto.
Progresso – Irá responder as perguntas onde estamos agora, para onde vamos e nós deveríamos continuar com o projeto? Relatórios como Highlight Report e Check Point Report auxiliarão nestas perguntas e se alguma tolerância está próxima de exceder e se haverá necessidade de uma escalação ou se o estágio autorizado está ocorrendo de forma dentro dos limites de tolerância.
PROCESSOS
O PRINCE2® possui 7 (sete) processos, que são eles:
Starting Up a Project (SU) – O principal objetivo do processo SU é responder a perguntar se há um projeto viável e que valha a pena e se todos os pré-requisitos foram atendidos. Atividades iniciais como definir o Executivo e o Gerente de Projeto, preparar o rascunho do Business Case, capturar lições aprendidas de projetos anteriores, apontar o time do Gerenciamento de Projetos, selecionar qual será a abordagem do projeto e montar o Resumo do Projeto e o Plano do Estágio inicial são algumas das atividades do Processo SU.
Figura 4 – Overview Starting Up Project Process – Managing Successful Projects with PRINCE2®
Directing a Project (DP) – O objetivo do processo DP é habilitar o comitê Diretor do Projeto, que está na camada de direção a ser responsável pelo sucesso do projeto, tomando as decisões chaves e delegando o gerenciamento dia a dia do projeto para o Gerente de Projeto. Algumas atividades do processo DP são autorizar a iniciação, autorizar o projeto, autorizar o estágio ou plano de exceção, que poderá substituir o plano de estágio caso alguma tolerância exceda a tolerância, dar direcionamento ao Gerente de Projeto e Autorizar o fechamento do projeto.
Figura 5 – Overview Directing a Project Process – Managing Successful Projects with PRINCE2®
Initiating a Project (IP) – O objetivo do processo IP é estabelecer fundamentos sólidos para o Projeto, habilitando a organização para compreender o trabalho que precisa ser realizado para a entrega dos produtos do projeto antes de comprometer um significante gasto. Algumas atividades que compreendem o processo DP são: Elaborar a estratégia de Gestão de Risco, Estratégia de Gerenciamento de Qualidade, Estratégia de Gerenciamento da Configuração, Estratégia de Gestão de Comunicação, definir os controles do Projeto, criar o Plano do Projeto, refinar o Business Case e Montar a Documentação de Iniciação do Projeto.
Figura 6 – Overview Initiating a Project Process – Managing Successful Projects with PRINCE2®
Controlling a Stage (CS) – O objetivo do processo CS é designar o trabalho que precisa ser feito, monitorar o trabalho, lidar com problemas, reportar o progresso ao comitê diretor do projeto e tomar ações corretivas para assegurar que o estágio continue dentro da tolerância. Algumas atividades do processo CS são: Escalar problemas e riscos, emitir relatórios de acompanhamento (Highlight Report), tomar ações corretivas, revisar o status do estágio, autorizar o Pacote de Trabalho, revisar o status do Pacote de Trabalho, receber Pacotes de Trabalho concluídos e capturar e examinar problemas e riscos.
Figura 7 – Overview Controlling Stage Process – Managing Successful Projects with PRINCE2®
Managing Product Delivery (MP) – O objetivo do processo MP é controlar o link entre o Gerente de Projeto e o Gerente do time, definindo requisitos formais de aceitação, execução e entrega do trabalho do Projeto. Algumas atividades do processo MP são: Aceitar o Pacote de Trabalho, executar o Pacote de Trabalho e entrega do Pacote de Trabalho.
Figura 8 – Overview Managing Product Delivery – Managing Successful Projects with PRINCE2®
Managing a Stage Boundary (SB) – O objetivo do processo SB é habilitar o Comitê Diretor de ser informado com informações suficientes pelo Gerente de Projeto, o que possibilitará avaliar o sucesso do estágio corrente, aprovar o próximo plano de estágio, revisar o Plano do Projeto atualizado e confirmar a justificativa contínua do negócio e aceitabilidade dos Riscos. Algumas atividades do processo SB são: Reportar o final do Estágio, atualizar o Business Case, atualizar o Plano do Projeto, planejar o próximo Estágio e produzir um Plano de Exceção.
Figura 9 – Overview Managing a Stage Boundary Process – Managing Successful Projects with PRINCE2®
Closing a Project (CP) – O objetivo do processo CP é determinar um ponto fixo onde a aceitação do Produto do Projeto é confirmada. E para reconhecer que os objetivos definidos no Projeto Inicial foram cumpridos (ou mudanças aprovadas para os objetivos foram cumpridos), ou que o Projeto não tenha mais nada a cumprir. Algumas atividades do processo CP são: Preparar o planejamento de fechamento, preparar o fechamento prematuro, liberação dos produtos, avaliar o projeto e recomendar o fechamento do Projeto.
Figura 10 – Overview Closing a Project – Managing Successful Projects with PRINCE2®
O PRINCE2® destaca-se pela sua governança, onde há 3 (três) níveis de gestão:
1) Camada de Direção: onde é composto por representantes do usuário final do produto ou serviço, composto por representantes do fornecedor, os que construirão o produto ou serviço do projeto e o representante da área de negócio, que avaliará ao longo do projeto se continua viável no ponto de vista de negócio, e tem a palavra final dentro da camada de direção;
2) Camada de Gerenciamento: o responsável por esta camada é o Gerente de Projetos, onde é responsável pelos estágios autorizados pela camada de direção e também pela documentação do projeto, como o Business Case e Produtos de Gerenciamento, que na qual podemos associar ao Plano de Gerenciamento de Projetos e Plano Detalhado do Estágio;
3) Camada de Entrega: o responsável é o Gerente de Equipe que é responsável pelos pacotes de trabalho autorizados pelo Gerente de Projetos.
Figura 11 – Organização PRINCE2®
Cada uma das camadas há tolerâncias definidas dos 6 aspectos do projeto (escopo, tempo, custo, risco, qualidade e benefícios) onde a camada superior define a tolerância para a camada inferior. Ao se extrapolar a tolerância ou verificar que a tolerância irá se exceder, o nível inferior deverá escalar para o nível logo acima para uma tomada de decisão, que irá avaliar a viabilidade do projeto, podendo dar andamento do projeto ou encerrar o projeto caso o Business Case não seja mais viável.
Enquanto na maioria dos métodos de Gestão de Projetos diz que a responsabilidade do sucesso ou insucesso do projeto é do Gerente de Projetos, no PRINCE2® a responsabilidade do projeto é da camada de direção, e o Gerente de Projetos é responsável pelos estágios, que são autorizados pela camada de direção.
Ao final de cada estágio, o projeto é avaliado em relação ao Business Case aprovado no início do Projeto para saber se o mesmo ainda continua viável para dar continuidade. Lições aprendidas do estágio encerrado são coletados e um plano detalhado do próximo estágio é feito para a aprovação da camada de direção.
Para conhecer mais a fundo o PRINCE2® é recomendado que se adquira o Manual oficial do PRINCE2®.
Figura 12 – Managing Successful Projects with PRINCE2®