Os Riscos das estimativas de Cronogramas

Gerenciamento de Tempo4

No processo de desenvolvimento dos cronogramas em projetos, os Gerentes de projetos precisam estimar o prazo de cada atividade. Mas como é feito a estimativa de duração das atividades? Muitos Gerentes de Projetos estimam por si só as atividades e colocam uma “gordura”. Outros questionam à equipe que irá executar as atividades quanto de tempo precisará para executar tais atividades e o Gerente de Projetos considera como verdade.

O processo mais correto de se obter a estimativa de duração de uma atividade é consultar especialistas e também aos recursos que irão executar as atividades e estarão comprometidos com a execução da tarefa, e considerar as restrições e premissas que as cercam.

A forma de como as durações das atividades de um projeto é feita pode gerar um grande Risco que faça com que o Cronograma não seja cumprido, e como o orçamento está intimamente relacionado com os recursos que estão alocados, também será estourado.

Quando somos questionados quanto tempo levamos para desempenhar tal atividade, respondemos de forma direta quanto tempo iremos levar. A nossa resposta leva em consideração, na maioria das vezes, a duração em média de quanto tempo levamos para desempenhar a atividade. Não são consideradas na resposta as incertezas e somos imediatistas ao afirmamos a duração. A melhor forma de responder é dizer que se tem 45,58% de chances de completar a atividade X em 3 dias. Ou 66,20% de chances em completar esta mesma atividade em 4,5 dias. Essa seria a forma correta de afirmar.

Vamos supor que uma empresa tenha sua sede em São Paulo e uma filial no Rio de Janeiro. O Diretor da empresa, que fica em São Paulo, envia uma mensagem via celular para o Gerente de Projetos, que está alocado no Escritório do Rio de Janeiro, e diz que precisa fazer uma reunião com ele de emergência na sede, e ele questiona em quanto tempo ele levará para chegar a São Paulo de carro, já que a empresa está em contenção de despesas. Como o Gerente de Projetos é um profissional experiente, resolve analisar a situação antes de passar uma estimativa de duração ao Diretor da sua empresa.

O Gerente de Projeto, na maioria das vezes leva 4 horas e 20 minutos (260 minutos) para se deslocar, em algumas vezes consegue chegar em 3 horas e 30 minutos (210 minutos) e outras em 6 horas (360 minutos). De posse destes dados, ele começa a fazer os cálculos. O Gerente de Projetos calcula o PERT, convertido em minutos: (210 + (4×260)+360)/6) = 268,33. Em seguida calcula o desvio padrão: ((360-210)/6) = 25.

Tabela

Consultando a Tabela de Distribuição Normal Padronizada acima, o Gerente de Projetos gostaria de dar uma resposta segura, com aproximadamente 85% de chance de atingir o prazo que irá informar ao seu Diretor. Com isso, o valor de K na tabela seria de 1,0. A fórmula seria: K = (Ti – PERT)/DP, onde Ti é o tempo a ser informado e DP é o Desvio Padrão. Com isso, temos um Ti de 293,33 minutos que equivalem a 4 horas e 53 minutos, com 84,13% de chances de chegar a São Paulo. Se o Gerente de Projetos informasse a duração do que ele achava mais provável de chegar a São Paulo em 4 horas e 20 minutos (260 minutos), ele teria uma chance de chegar a São Paulo de aproximadamente de 38,21%. Há muitos Gerentes de Projetos que fazem a estimativa utilizando apenas o PERT, mas segundo a teoria da curva de distribuição normal, o cálculo do PERT só garante apenas 50% de chances que tal atividade seja cumprida.

Esses cálculos são baseados na teoria de uma curva de distribuição normal. Há outras formas de realizar esses cálculos, como por exemplo, os Softwares de simulação de Monte Carlo, que também utiliza a distribuição triangular dentre outras, mas a aquisição destes softwares são bastante elevados, e para uma pessoa comum vale mais a pena realizar o cálculo mostrado no exemplo acima.

Curva Normal

Em cenário de um Projeto onde há atividades sequenciadas e em paralelo, os Riscos nas estimativas das atividades vão se acumulando ao longo do Projeto gerando um “gargalo”, e os prazos são estourados, assim como os Orçamentos.

Além de toda a Análise de Risco que os Projetos necessitam, temos que também prever os Riscos durante as estimativas dos Projetos, e utilizar as Ferramentas que temos a nossa disposição.

Faça uma experiência em um dos seus Projetos, e veja como ele irá se sair. Mas não espere mágica. Os Projetos precisam ser planejados e controlados e seus Riscos identificados e tratados. Seguindo essas orientações, há uma grande chance dos Projetos obterem sucesso.

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